招标代理质量控制制度
发布于:2016-02-04  来源:鼎铭项目咨询


第一章      总则

第一条       为更好地贯彻执行国家有关招标投标的法律、法规和政策,完善招标业务的管理,规范招标代理业务行为,提高招标业务操作水平,编制本质量控制制度。

第二条       本规范所称招标业务包括:各类招标代理业务;竞争性谈判、单一来源、询价等其他采购方式。

第三条       公司招标业务管理的原则是:统一管理、分级实施、各司其职,责任到人。

第四条       本规范有关规定与国家法律法规和政策相抵触的,以国家法律、法规和政策为准。

第二章      基本管理制度

第五条       公司实行招标业务管理分管领导负责制。按照公司领导的职责分工,公司有关领导分别负责招标业务、市场开发、质量管理、机构和人员管理、信息化管理等工作。

第六条       公司设置管理部、财务部、信息统计部等综合部门。各综合部门负责职责范围内及本规范规定的相关工作。

第七条       招标业务的操作管理实行项目经理负责制。

第八条      招标业务质量管理实行质量负责人负责制。  

质量负责人的职责:按照国家有关招标投标的法律、法规和政策,组织制订和实施公司的质量管理规定,全面负责公司招标业务质量管理工作。

质量负责人的主要职责:严格执行国家有关招标投标的法律、法规和政策,组织项目经理执行本规范的规定,以及公司各项相关规定,负责本业务单位招标项目全过程质量控制。各业务单位质量负责人拥有招标业务质量管理权,业务流程审批(或审核)权,负责处理本业务单位招标业务质疑或投诉,并负责起草各类质疑或投诉答复函。

第九条      实行招标业务定期协调制度。由公司主管招标业务的领导每月定期召开招标业务例会,有关领导和各业务单位(不含分公司)的负责人参加。会议主要听取公司各业务单位汇报招标业务进展情况和遇到的问题、招标业务财务收支情况,协调解决招标业务中存在的问题。招标业务例会结束后,由综合部起草书面会议纪要,经主管招标业务的领导批准后,发送各业务单位(不含分公司)。

第十条      公司招标业务的流程管理按集团《招标业务审批流程(2009版)》执行。项目经理应当掌握集团公司的招标业务审批流程,严格按照要求办理招标业务,在项目进展的各阶段,按《业务办公系统填写说明》具体操作。

公司有关领导及各业务单位的质量负责人应认真履行各自的职责,严格把关。公司各综合部门应为各业务单位提供高效、优质的服务,认真做好本职工作。

第三章      编制和发布招标公告(资格预审公告)与发出投标邀请

第十一条          招标公告和资格预审公告(以下统称为招标公告)或投标邀请书的内容应真实、准确和完整,不应出现明显的文字错误。国家和地方有关部门对招标公告、资格预审公告、投标邀请内容有明确要求的,项目经理应按照有关要求编制,不得少于有关规定中列明的内容,没有规定的,按照集团规定的格式和要求进行编制

第十二条          发布招标公告和资格预审公告的媒介,应符合国家和地方政府有关部门的规定。

第十三条          采用邀请招标方式的项目,应向3家(含3家)以上合格的潜在投标人发出投标邀请书。

为避免被邀请单位临时决定不参加投标,导致投标人不足3家,项目经理应向委托人建议向多余3家的潜在投标人发出投标邀请书。

第十四条          公告或邀请书应在完成内部审核程序后,方可正式对外发布。

第四章      编制和发售招标文件(含资审文件)

第十五条          编制招标文件(包括资格预审文件,以下同),是招标投标组织过程中一项重要的关键程序。文件的质量对项目招标效果有直接影响,也是导致投诉质疑的主要因素之一。各业务单位应充分重视两个文件的编写工作,并严格按照国家、行业、地方以及公司有关规定和要求执行。 

第十六条          招标文件编制的基本流程:文件初步编写——与业主及有关方面讨论定稿——内部核校定稿——业主书面确认——公司审批流程——管理部门备案(若有)——对外发出。

第十七条          招标文件应采用国家、行业或地方规定的范本进行编制;如国家、行业或地方无适用范本,应采用集团公司规定的范本;如公司无适用范本,可选用公司样本库中推荐的样本参照编写。

第十八条          各业务单位的质量负责人应了解和掌握招标行业有关范本,尤其是强制性使用的范本,同时对项目经理使用范本进行方向性指导。信息统计部将提供招标文件范本并及时更新。

招标文件中不得出现违反国家、行业及地方有关法律法规,以及公司相关规定的条款。

第十九条          招标文件中所有涉及废标的条款应慎重设置,文字应简练准确,并用醒目方式标明,尽量采用“*”号方式,不得出现违反国家、行业及地方有关规定,以及不切实际的废标条款。

第二十条          招标文件中关于投标文件的密封条款应明确、简洁、方便可行,并结合招标项目的实际需要做相应的封装和标识要求,避免密封条款规定得含糊不清、前后不一致而导致投标文件因密封问题废标或被拒绝。

第二十一条   招标文件的技术文件原则上应由委托人或其咨询单位提供,项目经理应对委托人提供的技术文件的内容进行审查,并就其中可能影响招标“三公”原则的条款提出修改意见。如委托人委托我公司编制技术文件,该技术文件应由项目经理或聘请相关技术专家或专业人士编写,项目经理编写的应请有关专家审核,以确保文件质量。

第二十二条   项目有招标控制价或最高限价的,应在招标文件予以明确,或注明公布时间。

第二十三条   按照公司关于招标业务质量管理的相关规定,招标文件执行多级审核制度。

第二十四条   招标文件应经业主书面确认,并通过业务办公系统履行内部审批手续后方可对外发出,业主确认函需在送审招标文件节点时提供给审核人员。且书面确认必须留存原件归档。本条中书面确认是指:业主出具确认函件或在印制好的招标文件上加盖公章或授权人签字或在招标文件相应备案表格等处加盖公章。

第二十五条   招标文件发售稿应加盖公司“招标业务专用章”后方可发售。如招标文件还须委托人盖章或管理部门盖备案章的,应按有关要求加盖印章后出售。一般不向投标人提供招标文件电子版,如投标人需要电子版本,其技术部分应事先征得业主同意,并需加收费用。

第二十六条   招标文件须经国家、行业或地方管理部门审核备案的,还应按照相应的管理程序向上述管理部门报审后,方可对外发出。

第二十七条   招标文件应严格按照招标公告或投标邀请书中规定的时间、地点及其它相关的要求出售。

第二十八条   若购买招标文件(含资审文件)不足3家需要重新招标(含资审)或取消项目的,项目经理应通过“招标变化情况”节点送审,同时,应对不足3家的原因做出分析,如需重新招标的,还应提出重新招标时拟采取的解决措施,并作为附件上传。

第五章      编制和发出招标文件(含资审文件)的修改和澄清

第二十九条   招标文件的澄清或者修改,为招标文件的组成部分,并以书面形式通知所有招标文件收受人。

第三十条          澄清或修改文件编制完成,业主的书面确认后(确认形式同招标文件),方可进行业务办公系统相应节点的送审,审核完毕后加盖招标业务专用章后,方可对外发出。

第三十一条   招标文件中实质性内容的澄清或修改文件,发出时间距离投标截止时间不得少于15天。延迟开标时间和变更开标地点等内容的,应以通知的形式发出,时间可适当缩短。

虽然法律、法规和政策没有对资格预审文件的澄清和修改发出时限做出明确规定,但必须给申请人留有合理的时间修改其文件。

第三十二条   澄清或修改文件中应附投标人回执函格式、且必须收回和保管好所有投标人的回执。如确实无法联系上投标人或无法取得投标人书面回执的,项目经理要向本部门质量负责人书面报告,部门负责人应提出处理意见后存查。

第三十三条   按照相关规定,澄清或修改须报行政监督部门审批或备案的,应获得行政监督部门审批或备案后方可发出澄清或修改文件。

第三十四条   政府采购货物和服务项目,对招标文件做出澄清和修改的还应在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告。延长投标截止时间和开标时间应至少在投标截止时间三日前,在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告。

第三十五条   机电产品国际招标项目需进行招标文件澄清的,需报国际招标网原招标文件审核专家审核通过,并应在开标日15日前报相应主管部门备案。

第六章      资格预审

第三十六条   项目经理应按资格预审文件规定的时间和地点接收资格预审申请文件,拒收截止时间之后递交的任何资格预审申请文件。

第三十七条   项目经理应安排专人对资格预审申请文件进行登记、接收,并妥善保管。

第三十八条   项目经理应协助委托人按国家或地方有关规定组建资格审查委员会。

第三十九条   资格审查的前期准备和评审过程的要求,参照评标工作的要求。

第四十条          资格审查结束后,项目经理应协助资格审查委员会编制资格预审报告。资格预审报告内容应符合集团公司有关格式和内容的要求,国家或委托人另有规定的,从其规定。

第四十一条   资格预审报告在业务办公系统完成送审后,方可盖章发送委托人。委托人对资格预审报告进行书面确认后,项目经理编制资格预审合格通知书,资审合格通知书应载明购买招标文件时间、地点、投标截止时间等内容。

资格预审合格通知书在业务办公系统完成送审后,方可盖章发出。资格预审结果确定后应及时组织后续的招标工作。

第七章      接受投标、组织开标

第四十二条   投标截止时间3日前,项目经理应主动提醒所有投标人按时参加投标,如发现投标人有可能不足三家的,应及时向部门领导汇报,并采取相应的解决措施。

第四十三条   负责接收投标文件的人员必须事先熟悉招标文件中有关密封的要求,在接收投标文件时,按照招标文件要求认真检查投标文件的密封情况。如发现投标文件密封不符合招标文件要求的,应善意提醒,并为投标人改正提供力所能及的帮助。

除政府采购货物和服务招标外,接收人员应拒收密封不符合招标文件要求的投标文件。遇到特殊情况,负责接收投标文件的人员,应及时与项目经理沟通,并向本部门质量负责人汇报。

第四十四条   项目经理应安排专人对投标文件进行登记、接收,并妥善保管。

1、      接收投标文件时,应检查投标保证金、投标文件密封、投标人代表授权及身份证明文件(如招标文件有要求)等情况,填写《投标文件接收登记表》和《投标保证金登记表》;

2、由专人根据不同的标段(包)、按递交投标文件的先后顺序编号、摆放;

3、招标文件要求投标人提供样机、样品时,项目经理应按招标文件中规定的方法,将样机、样品编号摆放或保管;

4、投标截止时间前,投标人对投标文件进行补充、修改、替代,或者撤回已提交的投标文件,项目经理应认真做好记录,并由该投标人代表签字确认;补充、修改的内容为投标文件的组成部分;

5、项目经理应安排专人看管已接收的投标文件,开标前任何人不得拆启投标文件,不得出现遗失和破损等情况;

第四十五条   提交投标文件的投标人少于三家的,不得开标,按不同情况进行如下处理:

1、      机电产品国际招标的,应当发布开标时间变更公告,第一次投标截止日与变更公告注明的第二次投标截止日时间间隔不得少于七日,如需对招标文件修改,应按照商务部13号令第二十六条执行。 第二次投标截止时间到达时,投标人仍少于三个的,应当在开标当日通过中国国际招标网向相应机电办递交“两家开标备案申请(投标人为2个)”或“直接采购备案申请(投标人为1个)”。

对于国外贷款项目,当投标截止时间到达时,投标人少于三个的,可直接进入两家开标或直接进入采购程序;项目经理应当在开标当日通过中国国际招标网递交两家开标备案申请(投标人为2个)直接采购备案申请(投标人为1个),并妥善保存中国国际招标网生成的备案复函。

2、      政府采购货物和服务招标的,除采购任务取消情形外,应协助采购人向相应的政府采购管理部门报告。

3、      工程建设项目:属于依法必须招标的项目,应提醒招标人依法重新招标。重新招标之前,应按本规范第七十七条的要求做出分析。重新招标后投标人仍少于三个的,必须招标的工程建设项目,报有关行政监督部门备案后可以不再进行招标,或者对两家合格投标人进行开标和评标。

第四十六条   项目经理在接收投标文件时,项目经理应根据《出售招标文件汇总表》及网上注册信息(机电产品国际招标),认真核对投标人名称等相关信息。如发现购买人与投标人名称不一致,按以下情况处理:

1、机电产品国际招标项目,投标人未在中国国际招标网上注册或与注册名称不一致的,拒绝接收。

2、工程建设项目按当地建设行政主管部门规定执行。

3、其他项目,应在开标前在征得招标人同意后,及时变更。已经进行过资格预审的项目除外。

第四十七条   开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行;开标地点应当为招标文件中确定的地点。没有书面通知,不得临时变更开标时间和地点。

第四十八条   在送审评标报告前,项目经理应完成业务系统“专家名单”节点,注明专家抽取情况,抽取库名称,抽取数量,业主推荐专家数量等,并将有关专家名单上传(公司内部抽取专家除外)。

第四十九条   开标前,项目经理应落实开标准备工作,根据法律法规和招标文件的规定,拟定开标大会会议议程,应按《招标网上流程表格形式》中《开标大会会议程》编写。

第五十条          项目经理应对开标过程有明确分工,配备唱标人、记录人等。开标前,项目经理应准备但不限于以下工作:

1、开标室的准备,包括桌椅摆放、桌牌准备、茶水等;

2、调试开标所需各种仪器设备;

3、开标时需要用到的表格、资料等;

4、横幅(如需要)及投影宣传资料;

5、通知招标人代表、公证机构(如需要)及有关领导按时参加开标仪式,向招标人代表和公司领导汇报开标准备情况;

6、准备领导的讲稿(如需要);

7、招标人代表及专家的食宿安排;

8、通知专家出席评标。

第五十一条   开标时,各业务单位的正式员工应着正装,并佩戴公司标牌。禁止各业务单位的正式员工穿着牛仔裤、无袖衫等休闲装参加开标仪式。

第五十二条   项目经理应认真检查投标人的投标保证金是否按招标文件要求缴纳。

第五十三条   项目经理不得安排评标专家进入开标现场。如发现评标专家误入开标现场,项目经理应及时提醒其回避。

第五十四条   唱标前,唱标人应请所有投标人代表或公证机构人员检查投标文件的密封情况,不得只请监督部门的人员检查投标文件的密封情况。经确认无误后,由工作人员当众拆封、唱标;在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件,开标时都应当众予以拆封、宣读。

第五十五条   唱标人应按招标文件规定的内容进行唱标。唱标包括(不限于):投标人名称、投标报价、标底(如有)、工期(或交货期)、提交投标保证金的情况、投标声明(包括价格折扣等)、其他唱出的事项等。

第五十六条   开标过程应当记录,并存档备查。开标现场,项目经理只能如实记录开标情况,不得提出任何针对投标方案的意见,对投标方案的比较和判断由评标委员会负责。

第五十七条   唱标结束后,唱标人应请所有投标人代表、招标人代表、主管部门或监督人在《开标记录表》(见《招标业务审批流程表格形式》)上签字确认,投标人确认内容应包括其他投标人的投标文件密封情况和唱标信息。

第五十八条   机电产品国际招标需在开标后2日内在国际招标网上上传开标记录。

第五十九条   开标结束后,应及时按《业务办公系统填写说明》的要求,完成业务系统内开标节点的填报送审,注意核对报名单位信息,确认购买招标文件单位,确认参加投标单位并填写投标报价,上传中标单位投标文件电子版。

第六十条          重大项目应保存影像资料。

第八章      组织评标及整理评标报告

第六十一条   开标前,根据招标项目的类型,按国家或项目所在地有关行政监督部门规定的时间和程序,组建或协助招标人组建评标委员会。

第六十二条   评审专家的抽取时间原则上应当在开标前半天或前一天进行,特殊情况不得超过两天。

第六十三条   外聘技术、经济等方面专家的选取,应符合国家或项目所在地有关行政监督部门的规定、如果有关行政监督部门没有规定的,按集团公司的规定,从集团公司专家库中抽取专家。

第六十四条   禁止在招标人或其他不符合有关国家规定的专家库中抽取专家。

第六十五条   开标后当日应及时组建评标委员会开始评标工作,评标工作未经主管部门批准不得中止或延缓。在确定中标人前,严禁向投标人或与其有利害关系人透露评标专家名单。

第六十六条   除设计招标外,不得安排投标人向评标委员会陈述(讲标)或当面进行澄清。如有特殊需要,应将评标委员会和投标人分别安排在AB室。通过影象设备进行陈述。

第六十七条   开始评标前,项目经理应做好如下准备:

1、落实和布置评标场所。

2、安排好为评标提供服务的工作人员,包括但不限于:负责接待评标专家、招标人代表和监督机构(如有)的人员、负责做评标记录的人员、提供现场服务的人员等。

落实评标专家、招标人代表和监督机构(如有)的人员能否准时到达等。

3、准备好评标所需用品,包括但不限于:招标文件、评标用具、评标用的各种文件和表格(包括纸质和电子版)应填写签署的文件表格电子及纸质。

4、开始评标前,项目经理应向评标专家宣布投标人名单和评标纪律,请他们确认是否与投标人有利害关系(注意:不同类型的项目,国家规定对利害关系的定义不同),如有关系,应请其回避,由候补专家替补。

评标专家确认与所有投标人无利害关系,并承诺遵守评标纪律后,项目经理应请评标委员会全体成员按公司规定的格式签署承诺书。此后,评标委员会才能正式开始评标工作。

5、在评标过程中,项目经理的工作包括但不限于

1)为评标委员会成员提供招标文件、投标文件和评标所需的表格和文具等。投标文件正本、评标委员会发出的澄清和投标人答复的原件等应单独保管,一般仅供评标委员会查看。

2)如果评标委员会成员需要,可以就招标文件的内容做出解释,但禁止使用引导性、暗示性的语言;

3)安排人员,为评标委员会提供茶水等服务;

4)在评标委员会评标过程中,始终要注意自己是为评标委员会评标提供服务,不能干预或参与评标。但是,发现评委不按评标标准和方法进行评标、评分表填写不清晰、有引导评标等问题时,应向评标委员会主任委员提出,请其予以制止。如评标专家不听劝阻,应做好记录备查。遇到特殊情况,项目经理应及时向本部门质量负责人汇报。

5)需要投标人澄清的,应请评标委员会写出书面澄清意见,并请全体评委或主任委员签字。项目经理应将评标委员会的意见打印后,落款为“某某项目评标委员会”,由项目经理签字,签字形式为“某某某(项目经理名字)代签”。经复核,澄清意见与评标委员会的意见一致后,再发给有关投标人。

禁止将有评委签字的澄清意见直接发给投标人。

6)评标委员会需要协助汇总评分结果时,务必要保证计算准确。汇总后,必须要求评标委员会进行复核后再签字确认。汇总时,发现评委的打分错误,应立即请评委确认。如做修改,应提醒评委在修改处用小签确认。

工程建设项目,如果实质性响应不足3家,评委会继续评标的,应提醒评委会在评标报告中,就剩下的投标是否具备竞争做出说明。

7)应保证评标报告的内容、评委签字、报告所附文件等的完整性和有效性。如出现个别评委对评标结论持有异议的,应按国家发改委等七部委2001年第12号令第43条的规定进行处理。

8)如需重新招标,应请评标委员会写出明确意见。

第六十八条   评标结束后,项目经理应及时整理好评标文件,按集团公司规定的格式起草致业主函,并送审评标报告。评标报告经批准后,应及时将致业主函送给委托人,请其确认确定中标人。

第六十九条   根据国家或地方有关规定需要发布中标结果公示或公告的,项目经理应在委托人确认中标人后,按照有关规定发布中标结果公示或公告。

第九章      发放中标通知书和服务费通知

第七十条           项目经理应清楚: 向中标人发出中标通知书后,承诺生效,合同成立。招标人改变中标结果或中标人放弃中标,都将承担违约责任。

第七十一条    项目经理应把握好中标通知书的发出时间,国家或地方对中标通知书发出时间有要求的,应严格执行有关规定。

第七十二条    发放中标通知书的前提:

1、  招标人书面确认中标人;

2、  需发布中标公示的,公示期结束后无人提出异议;

3、  需发布中标公告的,应在发布公告后;

4、  需按有关行政监管部门规定备案的,备案手续完备;

5、  已经履行集团公司内部审批流程。

第七十三条    服务费通知书的内容应符合集团公司的要求,格式见《招标业务文件和表格形式》。

第七十四条    中标通知书发出后,如中标人发生变更的,应符合法定条件,还应提供中标人放弃中标的书面申请和提供招标人书面确认意见。中标人的投标保证金不予退还,给招标人造成损失超过投标保证金金额的,还应要求中标人给予赔偿。如有特殊情况,项目经理应写出书面报告,报集团公司主管领导审批。

经审批同意变更中标人的,项目经理应收回已发出的所有中标通知书及服务费通知单,按新中标人及中标信息编制中标通知书及中标服务费通知单。如涉及招标服务费金额变更的(以中标金额为基数计算向业主收取的),还应重新编制招标服务费通知书。

政府采购货物和服务招标的,还应在原发布中标结果公告的媒介上,重新发布中标结果公告。

第十章      项目归档及后期工作

第七十五条    各业务单位项目经理、档案管理员必须严格按《业务资料档案管理暂行规定》完成项目归档和后期工作。

第七十六条    在业务办公系统立项的具有独立项目编号的招标项目必须按归档表所列文件进行统一归档。国家或地方监管部门有特殊要求的还应按要求将档案文件移交监管部门。

第七十七条   网上电子文件和网下纸质文件应是最终稿,必须保持一致,各项审批手续必须齐全有效,归档的纸质文件必须是加盖有效印张的原件,严禁弄虚作假。

第七十八条    国家或地方监管部门有特殊要求的项目,应按国家或地方的要求进行档案资料的移交备案。

第七十九条    如发生项目经理离职的情况,在做好项目过程文件和档案文件的移交工作后方允许办理离职手续。

第八十条           项目经理不能在规定时间内完成归档,应向综合部提交书面说明,并提出完成归档的最后期限。

第八十一条   公司设专职档案管理员和档案室,保证业务资料档案管理工作的规范、高效与安全。公司档案管理情况实行不定期抽查,通过实施有效的监督,来促使公司的业务资料归档率不断提高。

第十一章        其他规定

第八十二条   禁止与招标人或投标人串通,左右招标结果;

第八十三条   禁止为委托人代为办理招标手续,搞假招标;

 

 

 

 

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